Διαχείριση μέσω τηλεφώνου; 10 ιδέες για μια καλύτερη τηλεδιάσκεψη

(Εικόνα μέσω DepositPhotos)

Πώς μπορώ να διαχειριστώ άτομα που δεν μπορώ να δω;

Αυτή είναι μια ερώτηση που λαμβάνω από πολλούς διευθυντές που εργάζονται με απομακρυσμένο προσωπικό και ελεύθερους επαγγελματίες και επικοινωνούν μαζί τους μέσω Skype, Google Hangouts, email, διαδικτυακών συνομιλιών και, ναι, τηλεφώνου.

Είναι σαφές από αυτά που ζητούν οι διευθυντές ότι παρά τις καινοτομίες στην τεχνολογία επικοινωνίας, παραμένει πρόκληση η αποτελεσματική επικοινωνία με άτομα που εργάζονται σε άλλη τοποθεσία.

Θυμάμαι καλά την πρόκληση. Στην πρώτη μου δουλειά γραφείου στο The Philadelphia Inquirer, συντόνισα την κάλυψη της εφημερίδας για το Νιου Τζέρσεϊ και έμαθα πολλά για τα τυχερά παιχνίδια καζίνο, τα έλη με τα βακκίνια, τις τοποθεσίες τοξικών αποβλήτων Superfund και τους διεφθαρμένους πολιτικούς. Επειδή ήμουν στη Φιλαδέλφεια και το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού μου εργαζόταν σε γραφεία που βρίσκονταν στο Trenton και στα νότια, έμαθα επίσης πολλά για τη διαχείριση μέσω τηλεφώνου.

Στα χρόνια που ακολούθησαν (και υπήρξαν αρκετά), η χρήση του τηλεφώνου μου συχνά περιλάμβανε τη συγκέντρωση ομάδων ανθρώπων για τηλεδιασκέψεις. Κάποιοι κλήθηκαν να κάνουν ανακοινώσεις ή να μοιραστούν πληροφορίες. Άλλοι παρείχαν έναν τρόπο για να συλλάβουν ιδέες ή να συζητήσουν προσεγγίσεις σε ένα πρόβλημα. Μερικά πραγματοποιούνταν μηνιαία, εβδομαδιαία ή ακόμα και καθημερινά, ώστε τα μέλη του αποκεντρωμένου προσωπικού μου να μπορούν να ενημερώνονται μεταξύ τους και να προγραμματίζουν μαζί. Και κάποιοι κλήθηκαν να ασχοληθούν με συγκεκριμένα, εφάπαξ θέματα.

Πρόσφατα άκουσα από έναν διευθυντή που ζήτησε συμβουλές για τη διευκόλυνση μιας αποτελεσματικής κλήσης συνδιάσκεψης. Αναγνωρίζοντας ότι πρόκειται για τέχνη, όχι για επιστήμη, και ότι πρέπει να προσαρμόσετε την προσωπική σας προσέγγιση στις μοναδικές ανάγκες και ιδιότητες της ομάδας σας, προσφέρω αυτές τις ιδέες. Ελπίζω να είναι χρήσιμοι.

1 . Γνωρίστε τους συμμετέχοντες. Το πρώτο βήμα για την πραγματοποίηση μιας επιτυχημένης κλήσης συνδιάσκεψης πραγματοποιείται πολύ πριν καλέσει κάποιος. Πρέπει να γνωρίζετε τους συμμετέχοντες — και πρέπει να σας γνωρίζουν. Επομένως, επισκέπτεστε τις απομακρυσμένες τοποθεσίες σας όσο πιο συχνά γίνεται. Να μπορείς να βάλεις πρόσωπα με τις φωνές. (Δούλεψα με δύο ανεξάρτητους τραγουδιστές στο Τζέρσεϊ για τέσσερα χρόνια και δεν τους γνώρισα ποτέ προσωπικά.) Μπορεί να μην μπορείτε να επισκέπτεστε το προσωπικό του γραφείου σας και τους ελεύθερους επαγγελματίες κάθε εβδομάδα, ή ακόμα και κάθε μήνα, οπότε όταν μπορείτε, κάντε την επίσκεψη να μετράει — αντιμετωπίστε εργασιακά ζητήματα που επιτρέπουν στον καθένα σας να δει τον άλλον στη δράση.

δύο. Βάλτε έναν στόχο. Ακόμα κι αν η κλήση πραγματοποιείται κάθε εβδομάδα για να συζητηθούν θέματα όπως η επερχόμενη κυριακάτικη έκδοση, οι μετρήσεις του ιστότοπού σας ή η πρόοδος ενός μακροπρόθεσμου έργου, ορίστε έναν σαφή στόχο για κάθε κλήση. Εάν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τι εργάζονται οι συνάδελφοί τους, μπορείτε να πείτε σε όλους να υποβάλουν κάτι γραπτώς και να απορρίψουν μια συνάντηση. Αλλά αν θέλετε να προσδιορίσετε την καλύτερη ιστορία της εβδομάδας και να μοιραστείτε ιδέες για την παρουσίασή της, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στο τηλεφώνημα το γνωρίζουν εκ των προτέρων — και συμβάλλουν στην πραγματοποίησή της. Να θυμάστε ότι αν με προσκαλέσετε σε μια κλήση, πρέπει να καταλάβω γιατί βρίσκομαι εκεί και τι αναμένεται να συμβάλω στην επιτυχία της. Αυτό ξεκινά όταν καταλαβαίνω τον στόχο σου. (Και να είστε ρεαλιστές. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια στρατηγική μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε μια κλήση 60 λεπτών. Αλλά μπορεί να συμφωνήσετε σε μια διαδικασία και να αναθέσετε καθήκοντα σε όσους συμμετέχουν στο έργο. Αυτή είναι η πρόοδος.)

3. Ετοιμάστε μια ατζέντα. Και κοινοποιήστε το. Πριν από την κλήση, στείλτε ένα email στους συμμετέχοντες που περιλαμβάνει τον στόχο για την κλήση και τυχόν συγκεκριμένα σημεία συζήτησης. Το να μου λέω εκ των προτέρων τι πρόκειται να συζητήσουμε, μου δίνει την ευκαιρία να σκεφτώ το θέμα και τι μπορώ να συνεισφέρω. Αν είμαι εσωστρεφής, απλώς με βοήθησες πολύ. Επίσης, συμπεριλάβετε στο email τα ονόματα όσων θα είναι σε κλήση. Θα με βοηθήσει να φανταστώ ποιος κάθεται γύρω από αυτό το εικονικό τραπέζι συνεδριάσεων.

4. Ξεκινήστε (και τελειώστε) στην ώρα τους. Εάν είναι δύσκολο να πραγματοποιήσετε μια προσωπική συνάντηση όταν έρχονται άτομα ανά πάσα στιγμή, είναι ακόμα πιο δύσκολο όταν εισέρχονται σε μια κλήση συνδιάσκεψης μετά την έναρξή της. Εάν η κλήση πρόκειται να ξεκινήσει στις 2 μ.μ., ξεκινήστε τη στις 2 μ.μ. και παρακολούθηση με όσους φθάνουν καθυστερημένα. Και από την πλευρά σας, φροντίστε να τερματίσετε την κλήση όταν είπατε ότι θα τελειώσει.

5. Πάρτε ρολό. Στην αρχή μιας κλήσης, μου αρέσει οι συμμετέχοντες στην κλήση να ανακοινώνουν την παρουσία τους. Αυτό επιτυγχάνει δύο πράγματα: βοηθά τους συμμετέχοντες να απεικονίσουν ποιος κάθεται γύρω από το εικονικό τραπέζι συνεδριάσεων. και μου δίνει την ευκαιρία να φτιάξω μια λίστα ελέγχου με το ποιος είναι σε κλήση — ώστε να μπορώ να βεβαιωθώ ότι η φωνή όλων ακούγεται.

6. Θέστε προσδοκίες για συμμετοχή. Κάλεσε τον κόσμο. Οι κλήσεις συνδιάσκεψης, όπως όλες οι συναντήσεις, σας επιτρέπουν να στείλετε μια ποικιλία μηνυμάτων, όπως: «Χρειαζόμαστε τις ιδέες όλων σε αυτόν τον οργανισμό». «Οι πιο δυνατές φωνές δεν θα έχουν πλεονέκτημα». «Θα αντιμετωπίσουμε τις ιδέες όλων με σεβασμό».

Πάρα πολλές κλήσεις συνδιάσκεψης, όπως και πάρα πολλές προσωπικές συναντήσεις, παραβιάζουν αυτές τις αρχές και ο οργανισμός είναι φτωχότερος γι' αυτό. Ως διαμεσολαβητής, παρακολουθήστε ποιος μιλάει και ρωτήστε αυτούς που είναι σιωπηλοί τι σκέφτονται. Αν κάποιος πρόκειται να μιλήσει για τους 26^ουώρα, πες ευγενικά, «Πριν μιλήσεις, Γουίλιαμ, γιατί δεν ακούμε τη Σούζαν;» Μην ξεχνάτε, αυτό είναι τα δικα σου κλήση.

Και να προσέχετε να αποθαρρύνετε τη συμμετοχή με τις απόψεις σας - τα λόγια σας έχουν μεγάλο βάρος. Και πάλι, να θυμάστε ότι η συνάντηση είναι δική σας. Μπορείτε να μιλήσετε όποτε θέλετε. Αφήστε λοιπόν τους άλλους να φύγουν πρώτα.

7. Μείνετε σε καλό δρόμο. Παρακολουθήστε τον στόχο σας και τη συζήτηση επί τόπου. Όταν μια συζήτηση που έχει σχεδιαστεί για να αναδείξει ιδέες για τη βελτίωση της απόδοσης των προθεσμιών περιπλανιέται σε μια διαμάχη σχετικά με το ποιος έκανε τι μια νύχτα του Οκτωβρίου, βασιλεύει τα πράγματα. Επαναλάβετε τον στόχο και συνοψίστε την πρόοδο της ομάδας μέχρι στιγμής. Μετά αφήστε τη συζήτηση να συνεχιστεί.

8. Μη φοβάστε τη σιωπή. Η ερμηνεία της σιωπής σε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι κάτι σαν τέχνη. Πολλοί συντονιστές υποθέτουν ότι η σιωπή σημαίνει ότι η συζήτηση έχει σταματήσει και ότι είναι δική τους ευθύνη να ξεκινήσουν τη συζήτηση. Αλλά θυμηθείτε την απάντηση του καλού ρεπόρτερ στη σιωπή: αφήστε το να κολλήσει. Το άτομο που παίρνει συνέντευξη συχνά το γεμίζει — και μερικές φορές μεταφέρει τη συζήτηση σε ένα βαθύτερο μέρος. Ή, απαντήστε στη σιωπή επαναπλαισιώνοντας το υπό συζήτηση θέμα. Κάντε μια ερώτηση που βοηθά την ομάδα να εξετάσει το ζήτημα από διαφορετική οπτική γωνία. Κατώτατη γραμμή: Μην αφήνετε τη σιωπή να σας κάνει να εγκαταλείψετε μια συζήτηση πολύ γρήγορα. Μπορεί να έχει ακόμα καλά μέρη να πάτε.

9. Συμφωνήστε για τα επόμενα βήματα. Καθώς πλησιάζετε στο τέλος μιας κλήσης, συνοψίστε όσα έχει επιτύχει η ομάδα, συσχετίστε τα με τον δηλωμένο στόχο της συνάντησης και προτείνετε τα επόμενα βήματα. Τι θα κάνετε με τα αποτελέσματα της συνάντησης; Τι χρειάζεστε να κάνουν οι υπόλοιποι σε κλήση; Ποιος θα αναφέρει την επόμενη κλήση; Ποτε θα ειναι? Αφήστε όλους να έχουν ξεκάθαρη αίσθηση του γιατί η κλήση ήταν μια παραγωγική χρήση του χρόνου τους.

10. Συνέχεια με email. Μερικοί διευθυντές αρέσκονται σε κάποιον στο τηλεφώνημα να παίρνει λεπτομερή λεπτά και να τα διανέμει στους συμμετέχοντες στη συνέχεια. Συνήθως κλίνω προς ένα συντομότερο επακόλουθο email στο οποίο συνοψίζω όσα καταφέραμε και όσα συμφωνήσαμε ότι θα ήταν τα επόμενα βήματα. Αλλά αφήστε την κατάσταση να καθοδηγήσει τη συνέχεια. Εάν ο στόχος σας ήταν να συλλέξετε ιδέες για την επερχόμενη προεκλογική εκστρατεία και η κλήση δημιούργησε 57 ιδέες, ένα email που τις αναφέρει όλες λέει στην ομάδα ότι έχει πολλές καλές ιδέες. Εάν ο στόχος σας ήταν να επισημάνετε την πρόοδο ενός συνεχιζόμενου προγράμματος εκπαίδευσης προσωπικού, μια συνοπτική παράγραφος μπορεί να αρκεί.

Το πιο σημαντικό, να θυμάστε ότι η διαχείριση του προσωπικού μέσω τηλεφώνου βασίζεται στις ίδιες βασικές αρχές με την προσωπική διαχείριση. Η επιτυχία σας θα ανέβει και θα πέσει ανάλογα με την ποιότητα των σχέσεων που χτίζετε με αυτό το προσωπικό. Και κάθε αλληλεπίδραση που έχετε μαζί τους - είτε είναι ένας προς έναν είτε σε μια ομάδα - συμβάλλει στην ποιότητα αυτών των σχέσεων.

Καλέστε μακριά. (Απλά αστειεύομαι.)