Τα καλύτερα εργαλεία για να ξεμπλοκάρετε τα υπερχειλισμένα εισερχόμενά σας email

Ο μηχανικός υπολογιστών Ray Tomlinson έστειλε το πρώτο email το 1971. Ο έμπορος Gary Thuerk έστειλε αυτό που ήταν πιθανώς το πρώτο μαζικό spam email το 1978. Ήταν όλα άγνωστα, αγωνιώδη μπρος-πίσω και άφθονα τυπογραφικά λάθη από τότε. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι.

Εδώ είναι 11 εργαλεία, συμβουλές και δυνατότητες για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας email.

Gmail: Γνωρίζω από τα αναλυτικά μας στοιχεία ότι περισσότεροι από τους μισούς από εσάς χρησιμοποιείτε το Gmail ως τον κύριο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (θα πρέπει επίσης να αποκαλύψω εδώ ότι η Google παρέχει χρηματοδότηση για αυτό το έργο στην Poynter). Το Gmail έχει ένα σωρό εξαιρετικές δυνατότητες που πολλοί από εμάς δεν χρησιμοποιούμε.

Στείλατε ποτέ ένα μήνυμα και συνειδητοποιήσετε δευτερόλεπτα αργότερα ότι έχετε γράψει κάτι λάθος; Ενεργοποιήστε τη δυνατότητα 'αναίρεση αποστολής' κάνοντας κλικ στο γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία, μετά στις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την 'αναίρεση αποστολής' περίπου στα μισά της σελίδας. Το δικό μου έχει ρυθμιστεί για τρία δευτερόλεπτα και κάνει τη διαφορά.

Εγγραφείτε σε μερικά ενημερωτικά δελτία που θα θέλατε να χαρακτηρίσετε ως οπτική ένδειξη; Ή να λαμβάνετε συχνές παρουσιάσεις από κάποιον που θα θέλατε να στείλετε στα σκουπίδια; Ή μήπως θα θέλατε να έχετε μια μεγάλη, κόκκινη ετικέτα σε όλα τα email που στέλνει το αφεντικό σας; Ανοίξτε ένα email, κάντε κλικ στο κουμπί 'περισσότερα' επάνω και επιλέξτε 'φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά'. Μπορείτε να εφαρμόσετε ετικέτες με διαφορετικά χρώματα ή να τις πυροβολήσετε κατευθείαν στον σωρό των σκουπιδιών.

Τέλος, αν είστε κάτι σαν εμένα, ξεχνάτε περιστασιακά να επικοινωνήσετε με μια πηγή ή έναν συνάδελφο. Αναζητήστε στα εισερχόμενά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει και με τα οποία δεν έχετε λάβει απάντηση αυτή η υπέροχη συμβουλή από τη Melody Kramer .

Boomerang & Pause Inbox: Έχετε ένα email που θα θέλατε να προγραμματίσετε για αργότερα; Ή μήπως έχετε λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα θέλατε να εξαφανιστεί προς το παρόν, αλλά θα εμφανιζόταν μια ή δύο μέρες από τώρα; Οι χρήστες του Gmail και του Outlook μπορούν να χρησιμοποιήσουν Μπούμερανγκ να κάνει και τα δύο.

Μερικές φορές ο κατακλυσμός των email είναι υπερβολικός, ειδικά κατά τη διάρκεια μεγάλων έργων και σπριντ για να ολοκληρώσετε κάτι. Παύση εισερχομένων μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Το εργαλείο 'παύει' το email για σύντομο χρονικό διάστημα, στέλνοντας ένα μήνυμα 'Θα επιστρέψω σύντομα' σε οποιονδήποτε στέλνει ένα email στο δρόμο σας εκείνη τη στιγμή. Ρυθμίστε φίλτρα για να λαμβάνετε ακόμα σημαντικά μηνύματα από αφεντικά ή πηγές. Είναι σαν ένα σημάδι μην ενοχλείτε για email.

OnePitch & InMoat: Δύο νέα εργαλεία, και τα δύο ακόμη σε έκδοση beta, υπόσχονται να κάνουν τις παρουσιάσεις στα εισερχόμενά σας πιο χρήσιμες. OnePitch επί του παρόντος απευθύνεται σε δημοσιογράφους τεχνολογίας και προσφέρει ένα καθημερινό email βασισμένο σε συγκεκριμένα θέματα που είναι σημαντικά για αυτόν τον ρυθμό, επιτρέποντας στους χρήστες να λάβουν εξίσου συγκεκριμένες όπως 'IPOs σχετικά με τη γεωργική τεχνολογία' ή 'μελέτες και έρευνες για την τεχνητή νοημοσύνη'. Οι τόνοι περιορίζονται σε 280 χαρακτήρες και τρεις ευανάγνωστες κουκκίδες. Οι δημοσιογράφοι μπορούν επίσης να ζητήσουν πηγές. InMoat είναι παρόμοιο αλλά λειτουργεί μέσω φακέλων Gmail. Αυτήν τη στιγμή βρίσκεται σε μια ιδιωτική beta που εστιάζει κυρίως σε δημοσιογράφους που εργάζονται με ρυθμούς που σχετίζονται με τον τρόπο ζωής.

Calendly: Μειώστε τον χρόνο και τον προγραμματισμό συναντήσεων με Calendly , ένα εργαλείο που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέγουν από προεπιλεγμένα ανοιχτά χρονικά διαστήματα στο ημερολόγιό σας. Ενσωματώνεται με τις περισσότερες εφαρμογές ημερολογίου και μπορεί ακόμη και να στείλει στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων συνδέσμων προς το Google Hangouts ή το Ζουμ.

Grammarly: Ποτέ μην στείλετε ξανά ένα email με ορθογραφικό λάθος ή τυπογραφικό λάθος Grammarly , ένα ισχυρό πρόσθετο που ξεπερνά κατά πολύ τις δυνατότητες αυτόματης διόρθωσης που πιθανότατα έχετε ήδη. Χρησιμοποιώ τη δωρεάν έκδοση, η οποία επισημαίνει τα πιο συνηθισμένα (και πιο ενοχλητικά) ζητήματα.

Εισερχόμενα από την Google: Η εμπειρία μου με Inbox εξακολουθεί να είναι αρκετά περιορισμένη, αλλά φαίνεται σαν μια συνολική επανεξέταση του email. Τα Εισερχόμενα επισημαίνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πιστεύει ότι είναι σημαντικά και μοιάζουν και λειτουργούν περισσότερο με λίστα εργασιών. Μπορεί επίσης να ομαδοποιήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παρόμοια θέματα ή θέματα σε ακατάστατα εισερχόμενα. Εάν χρησιμοποιείτε το Inbox, θα το ήθελα πολύ ακούστε τη γνώμη σας .

Ημέρα συγγραφής χρέους μέσω email: Αν το χειρότερο έρθει στο χειρότερο, περιμένετε μέχρι τις 30 Απριλίου και μετά βγείτε πυρηνικά πανηγυρίζοντας Ημέρα συγγραφής χρέους μέσω email .

Ψηφιακές ειδήσεις που πρέπει να γνωρίζετε

ΚΑΜΙΑ ΣΥΜΦΩΝΙΑ: Υπάρχουν τόσοι πολλοί λόγοι για τους οποίους η προσπάθεια να γίνεις το «Spotify για τη δημοσιογραφία» είναι μια τρομερή, φρικτή, καθόλου καλή, πολύ κακή ιδέα (δύο βασικές ανησυχίες: Το Spotify εξακολουθεί να αιμορραγώντας χρήματα και οι περισσότεροι καλλιτέχνες πληρώνονται πολύ λίγο για τη δουλειά τους). Δεν εκπλήσσομαι που το Blendle, μια υπηρεσία ειδήσεων που προσελκύει εδώ και καιρό αυτό το παρατσούκλι, είναι αγωνίζεται να κρατήσει τους εκδότες . Το ευρωπαϊκό «ψηφιακό περίπτερο» πουλά άρθρα από πολλούς εκδότες ένα προς ένα, αντί να απαιτεί συνδρομή σε πολλούς εκδότες. Αρκετοί μεγάλοι εκδότες αποχώρησαν, αποκαλώντας την υπηρεσία «οικονομικά ανεπιτυχή» και επισημαίνοντας τις αδύναμες δυνατότητες πολυμέσων της.

ΜΗΝ ΠΑΤΕ PRO: Όσον αφορά τις ιστορίες Instagram, σκεφτείτε λίγο περισσότερο το «Blair Witch» και λίγο λιγότερο το «Avatar». Ο Guardian δημιούργησε μια μεγάλη ποικιλία από Ιστορίες — από στατικές αναρτήσεις έως γρήγορα βίντεο έως βίντεο πλήρους παραγωγής με σενάρια και στούντιο — και διαπίστωσε ότι το επιπλέον γυάλισμα δεν οδηγεί σε αρκετή απόδοση για να δικαιολογήσει τον χρόνο και τα χρήματα που δαπανήθηκαν. Εστιάστε αντ' αυτού σε στατικά γραφικά ή σε γρήγορες επεξηγήσεις βίντεο σε θέματα ειδήσεων, τα οποία ο Guardian διαπίστωσε ότι είχαν ποσοστό ολοκλήρωσης 45%.

#SAVEYOURINTERNET: Ένα νομοσχέδιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης που θα επέβαλλε μερικούς από τους αυστηρότερους νόμους περί πνευματικών δικαιωμάτων στον κόσμο ήταν καταψηφίστηκε την περασμένη εβδομάδα . Επί του παρόντος, εάν ένας χρήστης δημοσιεύει περιεχόμενο που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα σε έναν ιστότοπο, οι ιδιοκτήτες αυτού του ιστότοπου είναι νομικά υπεύθυνοι μόνο αφού λάβουν γνώση αυτού του περιεχομένου (αν, για παράδειγμα, ανέβαζα μια σκηνή ταινίας που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα στο YouTube, το YouTube θα ήταν υπεύθυνο μόνο εάν και όταν το κινηματογραφικό στούντιο υπέβαλε αξίωση πνευματικών δικαιωμάτων). Ο νόμος θα είχε μεταθέσει περισσότερο την ευθύνη στον ιστότοπο στην αστυνομία για περιεχόμενο που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα. Οι New York Times αντιμετώπισαν το νομοσχέδιο ως «η τεχνολογία ενάντια στα μέσα ενημέρωσης, οι πλατφόρμες ενάντια στους εκδότες».

ΣΤΟ ΡΑΝΤΑΡ ΜΟΥ: «Η συγχώνευση επιχειρήσεων, τεχνολογίας και ηθικής εκτυλίσσεται, στην ουσία, με ρυθμό που φαίνεται να ξεπερνά την ικανότητά μας ως πολίτες να κάνουμε ουσιαστικές και προσεκτικές συζητήσεις σχετικά με τις επιπτώσεις των πράξεών μας στους άλλους». Λαχανίστηκα από τη συντομία και τη συνάφεια αυτής της πρότασης. Εάν ανησυχείτε για το πόσο γρήγορα εξελισσόμενη τεχνολογία αλλάζει τον τρόπο που λειτουργούμε ως κοινωνία, ξεκινήστε με αυτή η στήλη από το MIT Sloan Management Review . Μετά ακούστε αυτό το επεισόδιο του Common Sense του Νταν Κάρλιν. Τότε ας είμαστε όλοι πιο ευγενικοί μεταξύ μας.

ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ: «Το Twitter σαρώνει τους ψεύτικους λογαριασμούς όπως ποτέ άλλοτε, θέτοντας σε κίνδυνο την ανάπτυξη των χρηστών». Αυτός ο τίτλος από την Washington Post διαβάζει . λέω καλή απαλλαγή. Με έχουν πειράξει και το θέμα του κραυγαλέα τρολάρισμα. Και γι' αυτό επικροτώ την απέλαση από το Twitter σχεδόν 70 εκατομμυρίων λογαριασμών troll και bot τον Μάιο και τον Ιούνιο.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΝΕΟΥΣ: «Επειδή δεν ξεκίνησα ποτέ να δημιουργήσω μια επιχείρηση, έκανα σχεδόν κάθε λάθος στην πορεία. Ευτυχώς, ξεκίνησα νέος και είχα πολύ χρόνο να μάθω στη δουλειά». Ο Dave Benton, ιδιοκτήτης μιας εταιρείας σχεδιασμού με έδρα την Καλιφόρνια, μοιράζεται αυτά τα λάθη και τα μαθήματα που πήρε στην πορεία. Μερικές από τις συμβουλές του είναι ειδικά σχεδιασμένες, αλλά οι περισσότερες ισχύουν για οποιαδήποτε καριέρα σε οποιονδήποτε τομέα. Ένα που θα ήθελα να το έπαιρνα στην καρδιά μου μερικά χρόνια νεότερος: Αφιερώστε χρόνο για να γνωρίσετε ανθρώπους. Τόσες πολλές ευκαιρίες έρχονται μέσα από άτομα στα οποία έχετε κάνει εντύπωση.

ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΝΕΑ: Ο συνάδελφός μου, ο δημοσιογράφος Daniel Funke, χρησιμοποίησε ένα εργαλείο που ονομάζεται ποιος είναι για να εντοπίσει την αυτοκρατορία των ιστοσελίδων ψεύτικων ειδήσεων του διαβόητου φάρσα Paul Horner. Το χρησιμοποίησε ξανά όταν πέθανε ο Χόρνερ και οι ιστοσελίδες του άρχισαν να εξαφανίζονται από το διαδίκτυο. Θα καλύψουμε αυτό το εργαλείο και δύο δωδεκάδες άλλα στο δικό μας διαδικτυακή προπόνηση την Τετάρτη στις 2 μ.μ. Eastern (ανέφερα ότι δεν κοστίζει ούτε μια δεκάρα;)

• Μιλώντας για ωραία πράγματα από το Poynter, η πρώιμη περίοδος για την περιοδεία μας Media Innovation τελειώνει την Παρασκευή. Ταξιδεύουμε σε μέρη όπως Quartz, The New York Times, The Washington Post και άλλα για να δούμε τις πιο πρόσφατες καινοτομίες τους και πώς ενώθηκαν. Μπόνους: Βοηθάω να οδηγήσω το πράγμα φέτος, οπότε θα μπορέσετε να περάσετε μια εβδομάδα μαζί μου.

Δοκιμάστε αυτό! τροφοδοτείται από Πρωτοβουλία Ειδήσεων Google . Υποστηρίζεται επίσης από το Αμερικανικό Ινστιτούτο Τύπου και το John S. and James L. Knight Foundation .